Customer Service.
La soluzione per la gestione dell'assistenza tecnica
Le imprese che forniscono assistenza tecnica, supporto e manutenzione su apparecchiature e impianti, si trovano a dover gestire alcune attività tipiche dei servizi di post-vendita, come la gestione dei contratti di manutenzione, la fatturazione dei canoni e delle chiamate di assistenza dei clienti.
Queste aziende necessitano di un software gestionale in grado di integrarsi con il magazzino, in modo da poter immediatamente valutare la disponibilità dei ricambi e materiali, di volta in volta necessari per effettuare gli interventi previsti, oppure la necessità di emettere ordini ai fornitori per reintegrare le scorte.
Per poter allocare in modo razionale le risorse umane, l’operatore deve essere in grado di accedere all’agenda dei tecnici per verificare in tempo reale impegni e disponibilità, oppure geolocarlizzare il personale sul territorio per assegnare gli interventi urgenti. Impianti e attrezzature installati presso i clienti devono essere archiviati con la possibilità di identificarli chiaramente mediante matricole.
Il modulo Customer Service di Business Cube è lo strumento ideale per gestire sia le attività di assistenza, supporto tecnico e manutenzione, che quelle amministrative di emissione preventivi e fatturazione.
Customer Service è la soluzione ideale per gestire le attività di assistenza, supporto tecnico e manutenzione su apparecchiature e impianti. Il modulo è in grado di gestire inoltre l’approvvigionamento dei ricambi, la fatturazione degli interventi a contratto, l’archivio degli impianti e delle attrezzature installate presso ciascun cliente, con la possibilità di identificare gli apparati con un numero di matricola e classificarli secondo diversi parametri.
Con Customer Service è possibile gestire le chiamate in assistenza da assegnare agli operatori indicando le attività da svolgere. Il modulo di gestione assistenza consente di definire le attività di manutenzione programmata, registrare i materiali necessari e quelli di consumo, gestire gli RMA (Reso Materiale Autorizzato). Il modulo gestisce i contratti e le relative attività di rinnovo, la fatturazione periodica dei canoni, la fatturazione secondo logiche del costo-copia, prepagati, fatture relative a rapportini per intervento.
L’archivio FAQ permette al personale tecnico di attingere ad una base dati per risolvere specifici problemi documentati. È possibile gestire uno scadenzario delle manutenzioni programmate con eventuali operazioni di richiamo e gestione degli SLA (Service Level Agreements).
Con Customer Service Map View e con personale dotato di tablet con Smart Business Client installato, è possibile geolocalizzare i tecnici sul territorio.
Il modulo Customer Service è stato progettato sia per le aziende impegnate nelle attività di manutenzione e assistenza, sia per quelle che producono o commercializzano direttamente impianti e apparecchiature sulle quali vengono svolte attività di post-vendita: dall’attivazione del rapportino tecnico per l’assistenza, all’approvvigionamento di magazzino, alla fatturazione degli interventi.
Il modulo dispone di una gestione molto accurata dell’archivio degli impianti e delle attrezzature installate presso i clienti (parco installato), l’eventuale identificazione degli apparati mediante un numero di matricola e la classificazione secondo vari parametri quali, ad esempio, tipologia, ubicazione, data installazione, ecc.
È inoltre possibile gestire uno scadenzario delle manutenzioni programmate con eventuali operazioni di richiamo e gestione degli SLA (Service Level Agreements).
La gestione delle chiamate in assistenza telefonica e degli interventi può essere svolta con assegnazione immediata degli operatori, definendo squadre di tecnici, assegnando automezzi, con la possibilità di inserire le attività di lavoro previste e associare documenti, schede tecniche, ecc. a supporto del tecnico che dovrà effettuare l’intervento.
Il modulo Customer Service permette di gestire il magazzino ricambi, organizzati in liste di materiale di consumo o ricambio da proporre in automatico sul rapportino tecnico, definire la manutenzione programmata, registrare i materiali effettivamente utilizzati presso il Cliente, gestire gli RMA (Reso Materiale Autorizzato) con gestione dell’impegno, carico e scarico di magazzino, addebito materiale al Cliente. Il software permette inoltre l’emissione di offerte legate alla manutenzione/sostituzione parti di ricambio.
Il modulo Customer Service permette di gestire contratti di assistenza e noleggio con listini e canoni, con rinnovo e fatturazione automatica periodica dei canoni.
Il programma consente inoltre la fatturazione automatizzata di diverse tipologie di contratti: a costo-copia, prepagati, interventi a consuntivo.
L’archivio di FAQ (Frequently Asked Questions) permette al personale tecnico di reperire in ogni momento le informazioni su specifici problemi. È inoltre possibile gestire uno scadenzario delle manutenzioni programmate con eventuali operazioni di richiamo e gestione degli SLA (Service Level Agreements).
Il modulo Customer Service Map View di Business Cube, consente di gestire e localizzare la posizione dei tecnici sul territorio (la funzionalità richiede il client SBC, con la localizzazione attivata sui dispositivi mobili).
Il tecnico ha anche la possibilità di chiudere la chiamata una volta effettuato l’intervento e raccogliere la firma del cliente a conferma dell’avvenuta esecuzione del lavoro.
