La pianificazione del progetto può aiutare la tua iniziativa a rimanere in pista, ma raramente tutto va secondo i piani. Indubbiamente ci saranno momenti durante il tuo progetto in cui i tuoi piani minacciano di cambiare e la tua organizzazione dovrà essere in grado di gestire questi cambiamenti senza far deragliare i tuoi progressi.
Le organizzazioni che danno la priorità al controllo delle modifiche nella gestione dei progetti sono in grado di anticipare e rispondere in modo efficiente alle richieste e alle fluttuazioni.

Oggi discutiamo di cosa comporta il controllo del cambiamento e come stabilirlo nella vostra azienda prima di intraprendere una trasformazione aziendale o l’ implementazione ERP .

Cos’è il controllo delle modifiche?

Il controllo delle modifiche è un approccio sistematico che ti aiuta a gestire le richieste di cambiamento in arrivo per tutta la durata del progetto. Questo approccio si concentra sulla documentazione e sulla valutazione approfondita di ogni richiesta di modifica per determinarne la fattibilità e il valore potenziale. Dopo questa valutazione, il team può decidere di approvare, rifiutare o rinviare una modifica del progetto a una data successiva.

Questo meccanismo interno ti assicura di modificare solo gli elementi del tuo progetto che effettivamente devono essere modificati, evitando inutili interruzioni del tuo tempo e del tuo budget.

Diversi tipi di richieste di modifica

Durante la vita del tuo progetto, si verificheranno due tipi di cambiamenti:

• Cambiamenti oltre il tuo controllo
• Modifiche specificatamente richieste

I cambiamenti che si verificano al di fuori del tuo controllo potrebbero includere eventi meteorologici, logoramento del team o malattia dei dipendenti. Ciascuno di questi eventi potrebbe influire sulla baseline del progetto e dovrebbero esserci meccanismi interni in atto per assicurarsi che il progetto sia rafforzato qualora si verificassero.
Quindi, ci sono richieste di modifica che possono arrivare da uno stakeholder del progetto o da un dipendente. Questi potrebbero includere:

• Aggiunta di funzionalità alle applicazioni software
• Aggiornamento delle apparecchiature di rete
• Installazione delle patch di sistema

Prendi i tuoi stakeholder, per esempio. Se sono frustrati dalla funzionalità predefinita del sistema ERP, possono richiedere personalizzazioni.
Richieste come queste possono alterare  l’ambito generale  del progetto e possono persino portare al fallimento del progetto se non gestite correttamente. Nei nostri incarichi di Software Expert Witness , abbiamo riscontrato una serie di errori ERP che comportavano una mancanza di controllo delle modifiche.

Controllo delle modifiche nella gestione dei progetti: 6 passaggi da seguire

Una volta avviata una richiesta di modifica, è necessario seguire alcuni passaggi chiave. Attenersi a una sequenza organizzata aiuta a standardizzare il processo in modo che tutti sappiano come procedere.

Passaggio 1: documentare la richiesta di modifica
Quando si verifica una richiesta di modifica, il primo passo è classificarla e registrarla. Ciò è necessario anche se alla fine decidi di non perseguirlo.

Insieme a questa documentazione, includerai una valutazione iniziale e informale del cambiamento. Noterai la sua priorità e quanto sarà fattibile implementarlo.

Passaggio 2: condurre una valutazione formale del cambiamento
Successivamente, il tuo team di progetto si incontrerà e valuterà formalmente il cambiamento. Le domande chiave da porre includono:

• Il cambiamento è giustificato?
• Quali sono  i rischi  e i vantaggi di apportare il cambiamento?
• Quali sono i rischi di non effettuare il cambiamento?
• I rischi superano i benefici?

Se decidi di accettare una modifica, assegnerai i passaggi successivi a un team di sviluppo dedicato. Se lo rifiuti o lo rinvii, includerai una nota che rifletta questo aggiornamento e lo comunicherai ai membri del team e alle parti interessate.

Passaggio 3: pianificare il cambiamento
Quindi, il team che incarichi di sviluppare il cambiamento creerà un piano dettagliato che delinea come sarà progettato e implementato.
A questo punto, dovrebbero esserci metodi in atto per definire e verificare il successo. Nota cosa ti aspetti che accada una volta che la modifica è attiva e in esecuzione, tenendo in considerazione sia le prospettive dell’amministratore che dell’utente finale.

Dovrebbero esserci anche misure di salvaguardia che descrivono come il cambiamento verrà ridimensionato se non fornisce il valore atteso. Questo è formalmente noto come piano di blackout. Può essere semplice come disinstallare una patch software o complesso come ricostruire un intero server.

Passaggio 4: progettazione delle modifiche al software
Se la modifica richiesta influisce sul software ERP , il team progetterà il nuovo programma e ne verificherà l’accuratezza. Se passa con successo, richiederanno l’approvazione e fisseranno una data per l’implementazione.

Passaggio 5: eseguire una revisione interna del software
Se la modifica del software viene approvata, il team procederà all’implementazione della modifica. Quindi, eseguiranno dimostrazioni per le parti interessate in modo che possano esaminare e accettare la modifica finale.

Passaggio 6: condurre una valutazione finale
Se tutto viene implementato e rivisto con successo, lo stato della richiesta di modifica cambierà da attivo a chiuso. In caso di problemi da modificare, il team di progetto rivaluterà la modifica e potrebbe essere necessario ripetere alcuni passaggi.

Il controllo delle modifiche è fondamentale per il successo dell’ERP e della trasformazione aziendale
Un piano formale di controllo delle modifiche è solo una componente della gestione del progetto, ma è importante. Quando si verificano cambiamenti al tuo progetto, sapere cosa fare e come rispondere può preparare il tuo team al successo a lungo termine.

Mentre la tua azienda si prepara alla trasformazione digitale , ricorda l’importanza del controllo delle modifiche nella gestione dei progetti. Probabilmente scoprirai che non puoi vivere senza di essa. In tal caso, il nostro team di consulenti ERP può aiutarti a stabilire la governance e i controlli necessari del progetto.