Gli strumenti informatici per il reparto vendite

Il compito principale dei responsabili del reparto vendite è quello di garantire le migliori performance del team di agenti, individuando e risolvendo eventuali problematiche e criticità relative al processo di vendita. Per riuscire in questo scopo, il management del reparto vendite deve poter comunicare efficacemente sia con gli agenti (o i rappresentanti) fornendo loro le direttive e gli strumenti adeguati, sia con i più alti livelli di management offrendo report e insight tali da permettere loro di prendere decisioni più efficaci e meglio informate.

Perché questo sia possibile, servono degli obiettivi chiari e specifici, una buona strategia di coordinamento e gli strumenti informatici giusti. In primis, serve un buon software CRM che consenta ai responsabili delle vendite di osservare cosa sta facendo il proprio team sia a livello macro, sia a livello micro: dagli appuntamenti che hanno fissato alla percentuale di successo, dalla frequenza degli ordini al loro importo.

Dal canto loro, gli agenti hanno bisogno di strumenti utilizzabili in mobilità per accedere ai cataloghi, visualizzare le informazioni relative ai clienti, generare i preventivi, raccogliere gli ordini e tenere d’occhio tutto il processo di produzione fino alla consegna e alla verifica della soddisfazione del cliente: hanno bisogno cioè di un gestionale ad hoc per le loro necessità e che sia fruibile da mobile.

Tuttavia, il CRM da solo non è sufficiente. E non lo è nemmeno il gestionale agenti.

L’integrazione tra CRM, ERP e gestionale agenti

L’integrazione tra CRM e ERP risolve numerose problematiche a livello sia strategico-operativo che esecutivo. Una volta integrati in un unico database e messe in atto le dovute automazioni, il CRM diventa in un certo senso una delle interfacce di utilizzo del sistema ERP.

Il CRM integrato nel sistema ERP permette al reparto vendite di riunire i dati provenienti non solo dal lavoro degli agenti, ma da tutti gli altri reparti, ottenendo quindi dati dettagliati sugli ordini di vendita e le performance degli agenti, sulle fatture e le condizioni di pagamento, sui comportamenti d’acquisto dei clienti e sul loro livello di soddisfazione.

Se a questa integrazione aggiungiamo quella con il software gestionale utilizzato dagli agenti possiamo ottenere diversi benefici anche per la produttività della rete vendita.

1. Database unico, informazioni sincronizzate

Con l’integrazione di ERP, CRM e gestionale agenti in un sistema basato su un unico database, le informazioni sui clienti si aggiornano in tempo reale con i dati provenienti da qualsiasi processo aziendale. In questo modo la rete vendita ha sempre accesso al quadro aggiornato e completo della situazione di ogni cliente: oltre ad analizzare lo storico degli ordini, gli agenti possono vedere con facilità lo stato di avanzamento della produzione degli articoli ordinati, sapere in quanto tempo verranno consegnati, essere consapevoli di eventuali disguidi passati, conoscere i prezzi applicati e le condizioni di pagamento. Questo permette loro di organizzare l’appuntamento e gestire la trattativa con maggiore probabilità di successo in quanto possono:

formulare offerte vantaggiose, ma allo stesso tempo b;
prevenire eventuali lamentele;
stare sicuri che gli ordini caricati e le relative condizioni saranno immessi nel sistema automaticamente e senza errori;
fornire ai clienti tempi certi di consegna delle merci con un margine di errore molto basso.

2. Comunicazioni più facili ed efficaci con tutti i reparti

Come conseguenza di quanto appena detto, è facile capire che l’integrazione migliora la comunicazione tra la rete vendita e gli altri team aziendali, in particolare il reparto Vendite e Marketing, il reparto Acquisti e il reparto Contabile, evitando incomprensioni, incongruenze, errori di trasmissione, ritardi e mancanza di informazioni.

Inoltre, l’integrazione evita l’inserimento e il trasferimento manuale di dati da un sistema all’altro, un’operazione che, oltre a impegnare inutilmente il tempo di diversi impiegati, può generare errori e omissioni che influenzano negativamente il lavoro della rete vendita.

Ecco un esempio pratico nel settore dei calzaturifici.

Un agente riesce a chiudere la trattativa con un cliente facendo leva sul fatto che un ordine sarà consegnato entro una certa data. L’agente ha controllato il calendario produttivo dell’azienda e crede che l’ordine sarà pronto per la data stabilita. In realtà sta facendo affidamento su informazioni errate perché il calendario produttivo che sta consultando non è aggiornato. Risultato: l’ordine arriverà in ritardo, il cliente sarà scontento, l’agente avrà minori probabilità di successo e comunque minore potere contrattuale nell’incontro successivo. L’integrazione di tutti i sistemi gestionali nell’ERP permette un livello di automazione tale, da prevenire situazioni del genere aumentando notevolmente l’efficienza aziendale da un lato e la soddisfazione del cliente dall’altro.

3. Insight più completi per decisioni data-driven

Poiché le informazioni provenienti da tutti i sistemi e i processi aziendali sono condivise, ogni team dispone di molti più dati per elaborare report e insight rilevanti. Questo vale anche per la rete vendita.

Grazie a questi insight, ad esempio, l’agente ha a disposizione informazioni organizzate e facili da consultare relativamente allo storico delle vendite e, soprattutto, ha la possibilità di segmentare questi insight per prodotto, linea di prodotti, aree geografiche, tipologia di cliente, ma addirittura anche per colore e taglie. In questo modo può pianificare le trattative di vendita con maggiore consapevolezza, concludendo i contratti con facilità nei segmenti più reddittizi e provando nuove strategie di vendita nei segmenti più critici. Insight più dettagliati e precisi (sia dal punto quantitativo che qualitativo) da un lato aiutano gli agenti ad aumentare la propria produttività, dall’altro permettono ai livelli più alti di management di avere un quadro più chiaro rispetto all’andamento delle vendite.

Se questi sistemi non sono integrati con tutti gli altri processi aziendali, né gli agenti, né i responsabili delle vendite saranno in grado di avere il quadro completo della situazione.

FONTE: Uno SIstemi