Perché tutti rimandano l’implementazione di un nuovo ERP

Oggi ci urta persino il pensiero di cambiare smartphone, figuriamoci pensare di cambiare lo strumento di lavoro con cui svolgiamo praticamente tutte le nostre mansioni 8 ore al giorno. Questo, di norma, è il punto di vista dei dipendenti messi di fronte alla decisione di cambiare ERP, senza contare che probabilmente soltanto alcuni di loro percepiscono quello vecchio come inadatto in quanto non hanno una visione ad ampio raggio degli obiettivi dell’impresa.

Da parte del management il discorso è diverso, ma la preoccupazione resta. Implementare un nuovo software ERP significa:

• togliere risorse umane dalle loro mansioni per destinarle a seguire il processo di pianificazione e implementazione per lunghi mesi
• dover affrontare i costi per la formazione del personale all’utilizzo del loro strumento
• considerare che il tempo dedicato alla formazione sarà tempo sottratto al lavoro quotidiano
• rischiare di incorrere in interruzioni temporanee di alcuni flussi operativi e quindi di rallentare la produzione
• rischiare di incorrere in errori dovuti alla transizione
• aumentare i livelli di stress di tutto il personale.

E qui sorge la domanda: c’è un modo per evitare tutto questo?

L’implementazione dell’ERP nelle imprese manifatturiere: dalla teoria alla pratica

La letteratura sull’argomento non aiuta a stemperare l’ansia: prendete qualsiasi manuale di gestione aziendale e leggerete che per implementare un nuovo ERP occorrono tempi lunghi, un intero team dedicato, un piano di implementazione scritto e un percorso di formazione per ogni reparto. Questo potrebbe non spaventare un’azienda molto grande e molto strutturata, ma di sicuro frena un’impresa di medie dimensioni, specialmente nel campo manifatturiero dove l’ERP regola direttamente la produzione.

All’inizio del nostro percorso imprenditoriale, anche noi abbiamo approcciato i clienti come da manuale e, confesso, non è stato un successo: abbiamo scoperto presto che seguire le buone pratiche non significa applicare la teoria alla realtà, ma capire quanto di quello che troviamo nella teoria riusciamo a far funzionare nella pratica. E la pratica è diversa in ogni situazione.

Ecco come implementare un nuovo ERP rapidamente e senza ansia. Sì, l’esperienza ci ha insegnato che è possibile implementare un ERP in poche settimane senza rallentare la produzione, senza impegnare ulteriormente il personale con corsi di formazione appositi e soprattutto senza creare stress ai dipendenti.

Consigli per implementare un nuovo ERP rapidamente e senza stress

“Rapido” e “implementazione ERP” sembrano non poter convivere nella stessa frase, anzi peggio, in molti vi diranno che è controproducente. Ma fare le cose in modo rapido, non significa farle di fretta, ma farle bene ottimizzando il processo. Come? Ecco alcuni consigli, frutto di trent’anni di esperienza nell’implementazione di software gestionali in calzaturifici e aziende di abbigliamento.

Scegliere un fornitore specializzato nel proprio settore

Sebbene le soluzioni standard promettano un’implementazione quasi immediata, la maggior parte delle imprese manifatturiere ha bisogno di un sistema davvero personalizzato in base alla propria struttura organizzativa e produttiva. Questo richiede inevitabilmente un’attenta analisi preliminare che individui le esigenze dell’azienda e le traduca nella miglior configurazione del software. Scegliere un’azienda specializzata nel proprio settore, nel nostro caso quello dell’abbigliamento e delle calzature, permette di raggiungere risultati migliori in minor tempo in quanto il fornitore conosce già la maggior parte dei processi e ha una vasta casistica a cui fare riferimento.

Avvalersi di un consulente

Guardare alla propria realtà quotidiana dall’interno non è sempre la scelta migliore: la visione è limitata da una serie di punti ciechi. Un consulente esterno può essere di grande aiuto per individuare le criticità, capire cosa non sta funzionando e selezionare le migliore strade da percorrere. Per quanto riguarda gli ERP, ad esempio, un consulente può aiutarvi a stabilire degli obiettivi gestionali ben definiti e di quali strumenti avete realmente bisogno per raggiungerli.

Nominare un project manager

È fondamentale nominare un project manager interno all’azienda che coordini il processo di implementazione in ogni sua fase: dall’analisi preliminare, agli incontri con il fornitore, all’entrata in uso, fino alla raccolta dei feedback. Grazie a un coordinatore sia il fornitore, sia i responsabili di reparto avranno un unico interlocutore a cui fare riferimento, un’interfaccia che filtra gli input e gli output in entrambi i sensi facilitando la comunicazione e mantenendo la visione d’insieme del progetto. Sarà compito del project manager ascoltare le esigenze dei vari reparti e presidiare alle riunioni con i fornitori.

Concentrarsi sugli obiettivi, anziché rimuginare sullo status quo

Quando si affronta un cambiamento senza aver chiari gli obiettivi spesso succede che si perde più tempo a discutere di come funzionavano prima le cose che a capire come vorremmo che funzionassero in futuro per raggiungere risultati migliori. Questo si verifica soprattutto quando la comunicazione interna all’azienda non funziona come dovrebbe: se i dipendenti non hanno interiorizzato la vision difficilmente digeriranno il fatto che devono affrontare un cambiamento oggi per lavorare meglio domani o, in qualche caso, che devono lavorare un po’ di più per far sì che il processo nel suo insieme diventi più snello e funzionale. Se i dipendenti fanno ostruzionismo il processo di implementazione diventa più difficile e i risultati non sono mai del tutto soddisfacente: per questo è importante che il management lavori sulla condivisione della vision e sulla motivazione del personale.

Non pretendere di rivoluzionare tutto insieme

A volte l’implementazione di un nuovo ERP è vista come l’occasione per rivoluzionare gli stessi processi di business. Si tratta però di un obiettivo a lungo termine: se l’ERP viene interiorizzato nel modo giusto i flussi di lavoro si ottimizzeranno di conseguenza, ma il cambiamento non può essere imposto a tavolino tutto in una volta. Può andar bene in teoria, ma in pratica non funziona: i cambiamenti avvengono lentamente e le rivoluzioni non si fanno in un giorno.

La formazione pratica

All’inizio, organizzavamo i corsi di formazione in maniera classica: i dipendenti si riunivano in aula in gruppi e noi illustravamo le funzioni del software. Non ci è voluto molto a capire che non era l’approccio migliore: spesso le persone partono mal disposte, hanno l’impressione di perdere tempo prezioso e vedono la formazione come un obbligo imposto dall’alto. Da tempo, abbiamo abbandonato questo approccio per abbracciarne uno più pratico: niente lezioni, ma solo affiancamento. Accompagniamo i dipendenti nella transizione al nuovo software affiancandoli mentre svolgono effettivamente le loro mansioni in azienda, lavorando su dati reali e situazioni concrete. Tutto viene appreso man mano che se ne presenta l’occasione e senza interrompere le normali attività. Il tutto con un grande risparmio non soltanto in termini di tempo, ma anche in termini di stress.

FONTE: UnoSistemi